会場
さて日時を設定した次は会場の確保です。
規模が規模なので福岡県内全域まで範囲を広げ、会場確保のために電話を掛けまくりました。
直接交渉もあったのですが、まずは各地区を統括する指導者の方々に相談しました。
多くの会場を確保できたのはその方々が手配していただいたおかげです。
特に土曜日の会場確保が難しく無理をお願いした部分もあったのですが、どの方も子どもたちのためとあちこち手を伸ばし尽力していただきました。
また会場を提供してくれるチームからも男子会場として、女子会場として使用してほしいという要望や、時間帯、駐車場の台数、コロナ対策などそれぞれの決まりごとに沿って組み合わせを作りました。
使用時間が16時までという会場も多くあり、その条件で各チーム３試合となると１会場あたり４チームとなります。
こうして会場の数が増加していったのです。
運営
毎年開催されるネクストカップは予選から決勝まで勝ち上がるチャンピオンシップの大会ですが、今回は多くのチームに試合をしてもらうことが趣旨のため、会場ごとのチャンピオンを決める1日完結型とし、糸島や飯塚で行われるカップ戦の方法を参考にしながら都合の良い日にエントリーしていただき、参加希望の日は全て試合ができるよう工夫しました。
一回完結の臨時大会なのでプール金などはなく、参加費は1日あたり3000円いただき、参加賞として全チームにメダルと表彰用のトロフィーをお渡ししました。
残りの運営費はお弁当とTシャツの売り上げの一部から補填し、余は全てYeLLが4年間実施してきた、「子どもたちへのメダルを贈るプロジェクト」に当てると公言し、お金は残さないことにしました。
連絡手段
連絡は基本的にYeLLアプリで全て行いたかったのですが、このタイミングで急にシステムが不安定になったことでLINEグループを作成、参加チームが膨れ上がり全1２8チーム分の巨大なLINEグループになりました。
本来はこのようなグループを必要とせず指導者から保護者、保護者から保護者への回覧を無くすのがYeLLアプリの強みなので、この機会にそれを体験してもらおうと考えていたのですが、よりによってこのタイミングで・・・残念です。
組み合わせ
一番大変だったのは組み合わせでした。
まずは会場を提供してくれるチームをホームコートに設定することから始まり、次にできるだけ同じ地区同士の対戦を避けてつくります。
難しかったのは４日間で同じ対戦を避けるように作ったこと。1日か２日参加するチームは良いのですが、４日間全て参加するチームもあり、その場合は以前戦ったチームと当たる可能性は高くなります。
さらに勝ち上がり方によって対戦が変わるので２週目の組み合わせは１週目が終わってから作る必要がありました。
何度も確認しながら作ったのですが相次ぐ会場の変更や直前の欠場、正直大会側の不備もありました・・・。
そのたびに変更と確認を繰り返し、参加チームへの連絡が遅れてご迷惑をおかけしたことが悔やまれます。
しかしスタッフのこだわりで最後まで妥協せずに作ったので、同じ対戦はほとんど無く試合を提供できたと思います。
ここが最も疲弊したところでした。
その他
準備することは他にも沢山あります。
お弁当やTシャツの集計や会場ごとの振り分け、組み合わせ関係の書類はもちろん、開催日直前には当日会場に持って行くものを用意して担当者に渡す準備会が行われます。
トロフィー、メダルなどの賞品、Tシャツ、スコアシート、チームの表示紙、養生テープ、会場責任者用のマニュアル、消耗品を負担していただいている会場校へのお礼、領収証、デジタイマーとその予備、事前に全て一箇所に集めて昼に仕分け、夜に各会場責任者に渡します。
昼の準備には私の指導するチームの10名の保護者の方々にご協力いただき、会場責任者には信頼できる21名の指導者の方々にお願いして物品を取りに来てもらいました。
準備会の会場については長時間に及ぶため公民館などの公の機関では難しかったため、地元のお寺に相談したところ快く受け入れてていただきました。
このように我々も念入りに準備したつもりですが、多くの関係者の方々のご厚意があっての成功でした。
どの方も手伝うというよりは、この大会が無事に開催されることを一緒に考え、一緒に作ったように感じました。
準備のやりとりが終わったある時、仲間にボソッと「みんないい人ばっかや・・・」と話したのを覚えています。
次回はチームYeLLについてお伝えしていきます。
我々と一緒にバスケを頑張る子どもたちに
メダルを贈るプロジェクトに参加しませんか？