さて前回も述べた通り、人が集まる催しは規模が大きければ大きいほどトラブルも増えます。
大会当日はもちろん、やはり準備に関してもうまくいかないことはいくつか起こります。
今回は大会準備中に起こったトラブルのいくつかをご紹介します。
よりによってこんな時に・・・
システムエラー
今回の目的の中には子どもたちに試合、もちろんYeLLの活動を知ってもらうという狙いも含まれます。
特にYeLLアプリ、これは試合情報が見られるだけでなく
・主催者からいつ更新されたかの確認不要
・チーム内での回覧不要
このことで一人一人の時間の手間と時間の削減、また何よりも回覧する責任を解消するというチーム関係者にとって
便利な機能を備えています。
好きな大会のページで通知ボタンを押すだけで情報が自動で届く、今では当たり前にあるものですが少年バスケでは
そう多くない機能です。
これを体験して欲しかったんです。
いよいよ最初の情報を載せるべくYeLLアプリを開いたその時でした。
「うわーー！」
と叫んだのを覚えています。
通知ボタンが消えている・・・
急いでシステムを担ってくれているエンジニアに連絡しました。
この時期はシステム系の会社はどこも繁忙期でなかなか着手できないとのこと・・・何とかAndroid版だけは修復できました。
システムのエラーというのは時々起こるものなのですが、よりによってこのタイミングで・・・
結局大会中はiPhone版は復旧できないまま終えました。
便利さを知って欲しかった・・・
悔やまれるところです。
現在はiPhone版でも復旧しておりますのでご活用ください。
新たなる敵、その名もオミクロン
開催を決めた当時はコロナの感染者数は落ち着いていました。
もちろん状況によっては中止にすることも考えていました。
ワクチンの接種も進み大会まであと1ヶ月という頃でした。
いけると思ってた矢先に不安なニュース、それが新しい変異株「オミクロン」。
とはいっても今でこそ猛威を振るっていますが当時は頭の片隅にある程度だったんです。
次第に広がり、日本にも入ってきて遠い話ではなくなってきたのが大会１週間前、大まかには感染対策はしていたものの、
スタッフにも緊張感が走りました。
スタッフの中に医療従事者もおり、前回名付けられた「コロナ担当大臣」もその一人です。
彼らが慎重に準備し、同意書兼名簿もしっかり管理してくれました。
実際に大会の１週間後に感染や発熱の連絡は入りましたがクラスターとはならず、その都度指導者に報告を入れました。
そのさらに１週間後からです。本格的にオミクロン株が流行し始めたのは・・・。
結果的に逃げ切るような形で大会を終えることができました。
神が悪魔に見えた！
訪れた最大のピンチ
当日に起こることもある程度見込んでいましたが、今回の山場は大会前の会場確保でした。
1週目、会場も決まって対戦表も出したあとある会場（A会場）の指導者から連絡が入り、体育館のゴールが降りなく
なって修復まで数日かかるとのこと、2日前の事です。
少々のトラブルは想定内なのですが、これは珍しいケースでした。
予備でいくつもお願いしている会場と調整をしました。
問題となるのは組み合わせが変わること。
会場を提供しているチームがその会場にいるという条件を満たすためには組み合わせ入れ替え、それに伴って試合順、
Tシャツや弁当の振り分けなど大きく変更する必要があります。
唯一のチャンスとしてはA会場で試合をする予定の6チームの中で会場をとれるチームがあればそのまま組み合わせを
変えることなくシフトできます。
しかし予備会場にその6チームは含まれていません。最後の望みをかけて６チームの中からB会場のチームに連絡しました。
夜だったので翌日になるとのこと、でも翌日というのは大会1日前のことなんです。
OKだった場合とダメだった場合の２パターンを用意し、すぐ動けるよう手配して翌朝祈るような気持ちで結果を待って
いましたが、奇跡的にB会場の使用許可をいただいたんです。
ホッとしました。
我々はこれを「A会場の悲劇」「B会場の歓喜」と名付けました。
でもこれは序章に過ぎなかったのです。
１週目を無事終え、2週目のことです。
以前お伝えした通り、対戦が被らないようにするためには１週目の結果を反映する必要があるため、１週目を終えて
どれだけ早く２週目の組み合わせを出せるかということが重要です。
情報量が多くどれだけチェックしていてもミスが起こるため、何重にもチェックを重ねるため時間を要します。
猛スピードで作成しようやく掲載したのが週の半ば、この時点で多くの参加者の方々をお待たせしていました。
情報を掲載して少し落ち着いた後、C会場の指導者の方から連絡がありました。
使用できないので前もって確保している隣のD会場を利用して欲しいとのこと。
これにはかなり焦りました。
もうすでに組み合わせを掲載しているので大至急変更の必要があります。
これに関してはコートの面数なども違ったので、そのままシフトはできず大幅に入れ替えました。
組み合わせが変わるということはそれにともなってまた先週との被りがないか、審判やオフィシャル、変更になるチームの
移動距離まで考えるのでさらに時間を要します。
チェック作業なども含めて深夜までかかって変更し、スタッフにもだいぶ無理をさせてしまいました。
D会場ともう一つの予備会場に振り分け、翌朝新たな試合情報を掲載をしてホッと一息、事件はその2時間後でした。
スタッフから連絡がありました。
「D会場、体育館の利用をキャンセルしてるそうです・・・」
さすがに頭が真っ白になりました。
つまり最初に掲載された情報ではD会場は使わない予定だったので、
それを見たD会場の方が体育館の利用をキャンセルしてもう使えないとの
こと・・・
様々な手違いや勘違い、すれ違い、私の確認ミスもありました。
その結果我々は実施の前日に会場を失ったのです。
2面を使えるC会場はもちろん元々予備でお願いしていたはずのD会場まで失い、2面分12チームが難民状態に・・・
前日の疲労も一気にのしかかり、数分固まった後スタッフに連絡。
さすがにその時は楽しんでトラブル攻略という空気にはならず、とにかく頭を切り替えて必死に会場探しに奔走しました。
電話を掛けまくり、各地域の統括の方々もそれぞれ動き回っていただきました。
数時間後に朗報が入り、嘉麻市の公共の体育館サルビアパークが確保できる
とのこと。
これでできる！
前日の事でスタッフも緊張感があったので安堵しました。
我々の疲弊はともかく、参加者の方への試合の連絡が遅れたことが
1番ご迷惑をおかけしたところだった思います。
これが最大の危機でした。
その他試合当日には小さなトラブルはいくつも起こります。
そのほとんどは想定内で、あとは会場責任者がその場で解決できることです。
そこも含めて、経験があって信頼できる方に会場責任者をお願いしたことでトラブルが大きく発展することは
ありませんでした。
どのトラブルも、結局人との信頼関係で乗り越えたことも大会成功の大きな要因でした。
次回はこの大会に関わっていただいた企業についてお伝えします。
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